Es raro hoy encontrar alguna persona que no use algún tipo de mensajería instantánea o chat. Messenger primero y actualmente WhatsApp han convertido la inmediatez de los chat en la herramienta generalizada para cualquier tipo de comunicación.
En entorno empresarial existen cientos de otras mensajerías como: Hangout, Slack, HipChat, Discord, Mattermost, Rocket Chat, Riot y Gitter (y me dejo algunas seguro)
En una mensajería la comunicación es INMEDIATA y SINCRÓNA, en cambio en una comunidad o foro la comunicación es GRADUAL y ASINCRONA.
Algunas personas tienden a pensar que estos dos modos de comunicación compiten entre ellos. Muy al contrario, se complementan a la perfección en cuanto captar los matices que hacen sus diferencias.
Repasemos a continuación los tres aspectos fundamentales para entenderlos.
- Efímeros versus Permanente: Esta es la base de cada tipo de conversación
- Puntos fuertes y débiles: Para saber cuando usar uno u el otro
- Flujos de trabajo: Cómo integrarlos para conseguir mayor efectividad
Efímero o Permanente
Las discusiones y debates que aparecen en un chat se conciben como efímeras. Cosas con sentido puntual en el tiempo.
“¿Quedamos esta tarde a tomar un café?” - Mañana ya no vale nada esta información
Aunque algunas plataformas de chat permiten alguna búsqueda de información, su propia estructura las hace inviables para almacenamiento y búsqueda a largo plazo.
En cambio, los foros o comunidades tienen la vocación de permanencia y de acumulación (construir sobre lo anterior)
“La idea que comentaste ayer puede verse impactada por la variable X o Z y sería mejor aplicar el método XXX para solucionar tu situación” - Mañana o dentro de un año alguien puede enfrentarse a la misma situación y esta información ayudarle a encontrar una solución.
Un método no es mejor que el otro. Los dos tienen sus propios beneficios que se sustentan en un uso oportuno de cada método o sistema.
Puntos fuertes y Puntos débiles
Los Chats son herramientas de comunicación esenciales, pero si se usan excesivamente o inadecuadamente tienen un impacto muy negativo en la salud de los equipos o comunidades. En cambio con los foros, el peor error es arrancar uno sin tener un equipo o proyecto con un momentum o compromiso suficiente y acaba siendo una ciudad fantasma.
En el caso de la comunidad de Ingenieros, creo que deberíamos ver ambos sistemas como nuestra memoria colectiva, que sabes tiene básicamente dos funciones: Corto plazo (RAM) o Largo plazo (ROM o DISCO DURO)
Veamos cómo podemos aplicarlos:
El Chat es estupendo para…
- La mínima comunidad. Dos personas en un chat son el inicio de una comunidad. En la medida en que se convierte en algo regular, otras personas pueden ir incorporándose. Pero si sigue expandiéndose, el sistema es poco escalable. La clave es identificar cuando los defectos superan los beneficios.
- Resolución en tiempo real o temas urgentes: “¡¡El servidor se ha caído!! ¿qué hacemos?”
- Socializar: Se trata de personalizar y relacionarte. Es inevitable que dos personas presentes en el mismo espacio de tiempo acaben socializando. No hay control sobre lo que se dice y lo efímero de la comunicación relaja sobre lo que se dice. La personificación se estrecha todavía más al usar un chat vídeo (videoconferencia).
El Foro de debate es estupendo para…
- Un sistema inclusivo. Contrariamente al Chat donde solo te puede responder la persona que está aquí ahora, el foro permite la implicación de todo el mundo que disponga de algún momento en las próximas horas, semanas, meses o años.
- Escalabilidad. Cientos o miles de personas pueden debatir cientos o miles de temas al mismo tiempo sin que choquen entre ellos. Los debates se dividen en bloques lógicos y se potencia las respuestas largas y trabajadas.
- Almacenamiento del conocimiento y distribución: La permanencia de los temas se convierte en una estupenda fuente de conocimiento. Alguien puede decir que algunas entradas pueden quedarse desfasadas. Pero si participas en estos foros, te vas dando cuenta que otras se van actualizando permanentemente y se mantienen de actualidad a lo largo de los años.
- Manejo avanzado de la información: Búsquedas de información y clasificado según múltiples criterios (autor, interes, referencias, etc), Indicación de solucionado y de su mejor solución, edición colaborativa entre varios compañeros.
- Debates civilizados. Si estás en un chat, esperas una respuesta inmediata de tu contertulio. La frustración surge cuando no llega por lo que sea. En otros casos, las respuestas inmediatas se realizan “sin pensar”, bajo el impulso de la emoción y crea malentendidos con poca opción de corregir. En un foro, las expectativas son diferentes. Nadie espera respuestas “inmediatas”, siempre tienes tiempo de elaborar, de corregir o de realizar aclaraciones.
Flujos de trabajo
Ahora que ya entendemos los matices de ambas comunicaciones, veamos como hacer el mejor uso posible en nuestra comunidad de ingenieros.
Las comunicaciones informales entre amigos van a persistir en los chats individuales pero cualquier cosa de la que deseemos dejar traza (organización de una reunión) y trabajarla entre varios quedaría mejor enmarcada en un tema de debate.
A veces, algunos temas en debate pueden requerir una reunión entre algunos de los participantes o para avanzar más rápidamente o aclarar temas. Esto se puede resolver inmediatamente con un chat puntual o videoconferencia.
Es importante que tras esa comunicación efímera exista un resumen o comunicación para que la comunidad se enriquezca de esta interacción
Si en alguna conversación de Chat aparecen algún tema existente en la comunidad, se puede hacer referencia a el vía enlaces por ejemplo.
Hay algunas conversaciones que se convierten en estupendas entradas para la comunidad:
- Dos personas colaborando en un problema y encontrando una solución.
- Una conversación “profunda” que puede alargarse varios días.
- Un nuevo miembro que hace una pregunta simple, respondida a menudo.
- Actas de reuniones