Las organizaciones SILOS: ¿Podría ser la tuya?

Una organización donde existen 10 delegaciones con sus juntas directivas y estructura territorial concreta.

Ligada a cada junta directiva, existen comisiones, grupos de trabajo (transparencia, seguridad, comunicaciones, administraciones, educación, igualdad, independientes, organización, I+D+I, finanzas). Esto implica que en cada demarcación existen del orden de 10 grupos colaborativos para trabajar juntos.

10 * 10 = 100 Grupos, seguramente muchos más.

A estos, tenemos que añadir las comisiones de intercambio que sirven para interconectar los grupos entre territorio. Básicamente consiste en otros grupos donde hay un miembro de cada uno de los grupos distribuidos. O sea 10 grupos más, responsables de que exista un flujo de información entre los grupos territoriales.

Es curioso como pensamos que incrementando estructura podemos mejorar la eficacia… pero eso es otro debate. El caso es que tenemos 110 grupos.

WhatsApp en organizaciones distribuidas

Cada uno de esos grupos necesita una herramienta para comunicar, solía ser el correo electrónico pero un gran porcentaje ha evolucionado a whatsapp (u otros sistemas de chat), formados por una media de 6 personas (trabajadores efectivos, luego están los seguidores) son silos de información. Algo se produce en ellos pero son mayormente endógenos y endogámicos pues la colaboración externa es muy improbable. Aunque hayamos establecido los grupos de intercambio el flujo es escaso.

Es como si tuviéramos 10 silos de grano interconectados por una tuberia, el flujo de grano entre unos y otros se verá limitado por el dimensionamiento del sistema de interconexion además de su coste respectivo.

El proceso sería muy distinto si lo que tuviéramos fuese un silo común y no almacenamientos separados. Mantener silos distintos solo se justifica cuando el silo comun fuese tan grande que no se pudiese realizar. En cualquier otro caso, crear silos separados crean costes adicionales de infraestructura y operativa.

El caso es que reflexionemos sobre la situación actual y sus consecuencias:

¿Puede que se estén repitiendo cosas en dos partes de la península?

¿Alguien es capaz de enumerar todos los grupos?

¿Es fácil que alguien de un territorio participe en otro?

¿Cómo puedo enterarme de que hay algo donde puedo aportar o qué puede aportarme?

¿Se puede cuantificar la pérdida de todo lo producido y no explotado a nivel colectivo?

¿Cual es la pérdida de no tener polinización cruzada entre territorios, y perderse el enriquecimiento y el efecto palanca del colectivo? (algunos dirán que para evitar esto están las los grupos de trasvase….)

¿Cual es el coste de los grupos de intercambio? (10 grupos * 10 personas * 6minu estimacion semanal = 10 horas semanales)

¿Que pasa si me incorporo a un grupo?¿Qué información tengo para ponerme al día?>

¿Qué pasará con todo lo trabajado dentro de 10 años? ¿Seguirá whatsapp?¿Que valor habremos construido para el la organización?¿Podremos aprender de nuestra historia?

¿Cuanto cuesta el tiempo perdido en reenvios de whatsapp en el grupo, fuera del grupo, a la comunidad? Podríamos hacer una breve estimación: 100 grupos * 6 participantes de media * que usan 2 minutos diarios buscando información pasada : 1200 minutos = 20 horas/diarias de nuestros profesionales invertidas en un trabajo del que no queda traza y no construye nada… Y seguro que estas cifras son muy conservadoras.

¿Qué información estadísticas pueden extraerse de estos grupos?

¿Como premiar a los mayores participantes, a los que aportan valor?

¿Es el trabajo de estos “comprometidos” un acicate para el resto del colectivo gracias a estar disponible para todos los compañeros.?

¿Facilita el whatsapp el pensamiento productivo? (escucha, búsqueda, reflexión, integración)

¿Estamos enriqueciendo nuestro colectivo o empobreciendolo?

Seguro que podremos discutir los detalles concretos en tu organización, pero dudo que si te pones a pensar en ello no coincidamos en algunos aspectos.

Ahora puedes optar por acceptar la situación actual (porque es la generalizada) o actuar por mejorarla… a veces, es tan sencillo solucionar las cosas.

Lo más dificil es identificar que pasa algo y tomar la decisión de actuar.

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